Preguntas clave antes de contratar software

En la búsqueda de un proveedor de software, el riesgo de invertir tiempo y recursos en una solución que no cumpla con tus expectativas es real. En este artículo encontrarás las preguntas concretas que debes plantear y qué respuestas deben activar tu alerta antes de firmar.

Las preguntas que hay que hacer

• ¿Cuál es su experiencia en proyectos similares en Perú?
  • Respuesta esperada: Detalle de al menos dos casos de éxito, con referencias a empresas que hayan implementado facturación electrónica y cumplan con SUNAT.
  • Señal de alarma: Respuestas vagas o ausencia de clientes peruanos.
• ¿Qué metodología de desarrollo utiliza y cómo se adapta a cambios de alcance?
  • Respuesta esperada: Explicación de una metodología ágil (Scrum o Kanban) con ciclos de 2‑3 semanas y un proceso claro de gestión de cambios que incluya impacto en plazos y costos.
  • Señal de alarma: Promesa de “cambio ilimitado sin costo”.
• ¿Cuál es el tiempo estimado para cada fase del proyecto?
  • Respuesta esperada: Desglose en semanas: análisis (2‑3), diseño (3‑4), desarrollo (6‑8), pruebas (3‑4), puesta en producción (1‑2).
  • Señal de alarma: Estimaciones sin detalle o plazos extremadamente cortos.
• ¿Cómo gestiona la integración con sistemas de SUNAT y otros servicios regulatorios?
  • Respuesta esperada: Experiencia con la API de SUNAT, pruebas en ambiente de homologación y plan de certificación.
  • Señal de alarma: Ignora la normativa o propone soluciones externas no certificadas.
• ¿Qué modelo de soporte ofrece después del go‑live?
  • Respuesta esperada: Soporte nivel 1 y 2, SLA de respuesta en 4 horas, y un plan de mantenimiento que incluya actualizaciones de seguridad trimestrales.
  • Señal de alarma: Soporte solo “por correo” o sin tiempos definidos.
• ¿Quién será el responsable técnico del proyecto y cuál es su disponibilidad?
  • Respuesta esperada: Nombre del líder técnico, su experiencia y una agenda de dedicación mínima (por ejemplo, 40 % del tiempo del proyecto).
  • Señal de alarma: Equipo rotativo sin responsable claro.
• ¿Qué garantías ofrece sobre la propiedad del código y la documentación?
  • Respuesta esperada: Transferencia total del código fuente bajo licencia abierta o propietaria, con documentación completa entregada al cierre.
  • Señal de alarma: Retención de derechos o documentación parcial.
• ¿Cómo calcula los costos y qué variables pueden modificar el presupuesto?
  • Respuesta esperada: Desglose de costos por fase, con variables claramente identificadas (p.ej., cambios de alcance >10 % del total).
  • Señal de alarma: Presupuesto “todo incluido” sin detalle de componentes.

Lo que tiene que estar por escrito

• Alcance funcional: Lista exhaustiva de módulos, integraciones con SUNAT, reportes y flujos de trabajo.
• Entregables: Código fuente, base de datos, documentación técnica, manual de usuario y plan de capacitación.
• Plazos y hitos: Fechas concretas para cada fase, con penalizaciones por retraso (>5 % del tiempo total).
• Soporte y mantenimiento: Nivel de servicio, tiempos de respuesta, horarios de atención y costos posteriores al proyecto.
• Propiedad del código: Cláusula que transfiera la titularidad completa a tu empresa, incluyendo derechos de modificación y redistribución.
• Confidencialidad y protección de datos: Cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales (Ley 29733) y de los requisitos de SUNAT.

Señales de alarma

• Falta de referencias locales. No pueden demostrar casos de éxito en el entorno regulatorio peruano.
• Plazos irrealmente cortos. Prometen entregas en menos de 8 semanas para un ERP completo.
• Metodología inexistente. No describen cómo gestionan cambios ni pruebas.
• Propiedad del código ambigua. El contrato menciona “licencia de uso” sin hablar de transferencia.
• Soporte limitado. Sólo horario de oficina sin SLA definido.

Cómo comparar dos propuestas distintas

Cuando recibes dos cotizaciones que no hablan el mismo lenguaje, sigue estos pasos:

1. Normaliza los componentes. Desglosa cada propuesta en los mismos rubros: análisis, diseño, desarrollo, pruebas, integración SUNAT, capacitación, soporte.
2. Alinea los plazos. Convierte los tiempos a semanas y verifica que ambas cubran las mismas fases.
3. Evalúa la calidad de la documentación. Revisa si cada oferta incluye entregables detallados y cláusulas de propiedad.
4. Pondera los riesgos. Asigna una puntuación (1‑5) a cada señal de alarma identificada en la sección anterior.
5. Calcula el costo total de propiedad (TCO). Suma los costos directos y los estimados de mantenimiento a 12 meses.
6. Haz una tabla comparativa. Usa la siguiente plantilla para visualizar la diferencia.

En la tabla, la columna destacada indica la opción que mejor alinea plazos, soporte y riesgos según tu ponderación.

Conclusión

Al terminar la lectura, sabrás exactamente qué preguntar, qué exigir por escrito y qué señales deben hacerte descartar a un proveedor. Con una comparación estructurada, podrás elegir la opción que garantiza cumplimiento normativo, plazos realistas y plena propiedad del código para tu empresa peruana.

Una buena decisión se basa en preguntas concretas, contratos claros y una comparación objetiva.