Qué preguntar antes de contratar la integración

En tu empresa, la falta de comunicación entre el ERP, el sistema de facturación electrónica y la plataforma de ventas genera retrasos, errores y pérdida de tiempo. Antes de invertir en una solución que conecte esos sistemas, necesitas saber qué preguntar para evitar sorpresas y garantizar resultados.

Las preguntas que hay que hacer

• ¿Cuál es su experiencia específica con la normativa peruana (SUNAT, facturación electrónica, retenciones)?

  • Respuesta esperada: El proveedor debe citar proyectos reales en Perú, mencionar módulos de envío de comprobantes a SUNAT y describir cómo manejan los códigos de producto y las retenciones.
  • Qué preocuparte: Respuestas vagas o solo referencias internacionales; la normativa local es distinta y requiere ajustes específicos.

• ¿Qué arquitectura propone (API, ETL, middleware) y por qué es la más adecuada para nuestros sistemas?

  • Respuesta esperada: Detalle de la arquitectura, por ejemplo, uso de un bus de servicios (ESB) con APIs RESTful para el ERP y conectores pre‑construidos para la facturación electrónica.
  • Qué preocuparte: Propuestas genéricas sin explicar cómo se adaptan a tus versiones de software.

• ¿Cómo gestionará la seguridad y el cumplimiento de datos (GDPR, Ley de Protección de Datos Personales de Perú)?

  • Respuesta esperada: Encriptación en tránsito y reposo, tokens de acceso temporales, auditorías de acceso y cumplimiento con la Ley N° 29733.
  • Qué preocuparte: Falta de políticas claras o ausencia de certificaciones de seguridad.

• ¿Qué nivel de monitoreo y alertas incluye?

  • Respuesta esperada: Dashboard en tiempo real, alertas por correo o Slack cuando una integración falla, y SLA de tiempo de respuesta (ej.: 4 horas).
  • Qué preocuparte: Promesas de “monitorización básica” sin indicadores de desempeño.

• ¿Cuál es el plan de pruebas y validación antes del go‑live?

  • Respuesta esperada: Pruebas unitarias, de integración y de aceptación del usuario (UAT) con datos de producción simulados, y un plan de rollback.
  • Qué preocuparte: Ausencia de pruebas estructuradas o dependencia de pruebas internas del proveedor.

• ¿Qué ocurre si cambian nuestras versiones de software o la normativa en el futuro?

  • Respuesta esperada: Mantenimiento evolutivo incluido, con revisiones trimestrales y actualización de conectores según cambios de SUNAT o del ERP.
  • Qué preocuparte: Contratos “fijos” sin cláusulas de adaptación.

• ¿Cuál es el tiempo estimado para cada fase (análisis, desarrollo, pruebas, puesta en producción)?

  • Respuesta esperada: Desglose en semanas, por ejemplo, 2 semanas de levantamiento, 4 semanas de desarrollo, 2 semanas de pruebas y 1 semana de despliegue.
  • Qué preocuparte: Plazos ambiguos o “aproximados” sin hitos claros.

Lo que tiene que estar por escrito

• Alcance detallado: lista de sistemas a conectar, tipos de documentos (ordenes de compra, facturas electrónicas, tickets), y flujos de datos exactos.
• Entregables: diagramas de arquitectura, código fuente, scripts de despliegue, manuales de operación y pruebas finales aprobadas.
• Plazos: calendario con fechas de inicio, entregas parciales y fecha de cierre, expresados en semanas.
• Soporte post‑implementación: número de horas de soporte incluido, canales (ticket, correo), y tiempo de respuesta garantizado.
• Propiedad del código: cláusula que transfiera la titularidad del código y de los conectores a tu empresa, con licencia de uso ilimitada.
• Criterios de aceptación: métricas claras (porcentaje de transacciones sin error, tiempo máximo de latencia, cumplimiento de normativa) que deben alcanzarse antes de firmar el cierre.

Señales de alarma

• El proveedor habla solo de “tecnología de punta”. No detalla cómo esa tecnología resuelve tus procesos concretos ni menciona experiencia local.
• Falta de documentación escrita. Solo entregan presentaciones o correos; sin contrato formal con alcance y entregables, el proyecto queda a la buena voluntad.
• Promesas de “integración en 2 semanas”. Un proyecto de integración entre ERP, facturación electrónica y CRM normalmente lleva al menos 8 semanas; plazos demasiado cortos indican alcance limitado.
• Ausencia de cláusulas de mantenimiento. Si no incluyen adaptación a cambios regulatorios, tendrás costos inesperados más adelante.
• Uso de software propietario sin licencia abierta. Si no puedes acceder al código, dependerás del proveedor para cualquier ajuste futuro.

Cómo comparar dos propuestas distintas

1. Normaliza la unidad de medida: convierten ambas a “costo total de propiedad” (CTP) que incluya horas de desarrollo, pruebas, documentación y soporte durante al menos 12 meses.
2. Matriz de criterios: crea una tabla con filas = criterios (experiencia local, arquitectura, seguridad, SLA, entregables, mantenimiento) y columnas = propuestas.
3. Pondera cada criterio según la prioridad de tu empresa (por ejemplo, seguridad 30 %, cumplimiento SUNAT 25 %, tiempo 20 %, soporte 15 %, coste 10 %).
4. Asigna puntuaciones de 1 a 5 a cada propuesta y multiplica por la ponderación; suma los totales.
5. Analiza las brechas: si una propuesta tiene menor costo pero puntuación total inferior, revisa si la diferencia se justifica por riesgos (p.ej., falta de soporte).

En la tabla anterior, la Propuesta B destaca por mayor soporte y flexibilidad, aunque requiera dos semanas extra.

Conclusión

Al leer este artículo, sabes exactamente qué preguntar a los proveedores, qué documentos exigir, cuáles son las señales de alarma que deben hacerte dudar y cómo estructurar una comparación objetiva entre ofertas. Con esa información, tu empresa puede decidir con confianza y evitar sorpresas costosas al integrar sistemas que antes no se hablaban entre sí.