Qué preguntar sobre flujos de aprobación

En la rutina diaria de gerentes y dueños de pymes peruanas, la atención por WhatsApp se vuelve un cuello de botella cuando se requiere validar pedidos, reclamos o solicitudes internas. La solución pasa por flujos de aprobación automáticos, pero antes de firmar con cualquier proveedor es vital saber qué preguntar. Aquí tienes una guía práctica para que tomes la decisión con criterio.

Las preguntas que hay que hacer

• ¿Cuál es el proceso de diseño del flujo?

  • Respuesta esperada: El proveedor describe una fase de descubrimiento (1‑2 semanas) donde mapeará cada punto de decisión, definirá reglas de negocio y validará con los usuarios clave.
  • Señal de alerta: Promete “configurar en 48 h” sin haber revisado tus procesos internos.

• ¿Qué canales de integración admite?

  • Respuesta esperada: Conexión nativa con ERP, sistemas de facturación electrónica SUNAT y CRM mediante API REST o webhooks.
  • Señal de alerta: Sólo habla de “conectar a cualquier base de datos” sin detallar compatibilidad con la facturación electrónica peruana.

• ¿Cómo se gestionan los casos fuera del flujo?

  • Respuesta esperada: Derivación a agente humano con historial completo y posibilidad de re‑abrir el proceso.
  • Señal de alerta: No contempla escalamiento o dice que el cliente debe “esperar respuesta manual”.

• ¿Qué nivel de personalización permite la IA?

  • Respuesta esperada: Entrenamiento de modelos de clasificación de intentos con datos propios, manteniendo la privacidad según la Ley de Protección de Datos Personales.
  • Señal de alerta: Usa modelos genéricos sin entrenamiento local y no menciona cumplimiento legal.

• ¿Cuál es el SLA de disponibilidad y soporte?

  • Respuesta esperada: 99.5 % de uptime, soporte 24/7 con tiempo de respuesta máximo 2 h para incidencias críticas.
  • Señal de alerta: Solo ofrece horario comercial o no define métricas de disponibilidad.

Lo que tiene que estar por escrito

1. Alcance del proyecto – Detalle de los procesos que se automatizarán (ej.: aprobación de pedidos, solicitudes de crédito, cambios de precios). Cada paso debe quedar descrito en un documento de requisitos.
2. Entregables – Mockups de los flujos, código fuente, documentación técnica, manuales de usuario y plan de pruebas.
3. Plazos – Cronograma con hitos claros: descubrimiento (1‑2 semanas), prototipo (2‑3 semanas), pruebas piloto (1‑2 semanas), puesta en producción (1 semana). Todo debe quedar registrado en un contrato.
4. Soporte y mantenimiento – Periodo de garantía (mínimo 3 meses), modalidad de tickets, tiempo de respuesta y actualizaciones de seguridad.
5. Propiedad del código – El cliente debe ser titular del código fuente y de los modelos de IA entrenados; el proveedor solo concede licencia de uso.

Señales de alarma

• El proveedor no muestra ejemplos reales. Solo habla de “casos de éxito” genéricos sin datos de clientes peruanos.
• Promete integración sin revisar la arquitectura actual. Ignora la complejidad de sistemas legados y la normativa de SUNAT.
• Falta de claridad en costos de mantenimiento. No indica si los cambios posteriores al go‑live están incluidos.
• Política de datos vaga. No explica cómo protege la información sensible bajo la normativa peruana.

Cómo comparar dos propuestas distintas

Cuando recibas varias cotizaciones, es probable que cada una incluya diferentes ítems. Para una comparación objetiva, sigue estos pasos:

1. Normaliza los rubros – Crea una tabla con columnas: Descubrimiento, Diseño de flujo, Integración, Pruebas, Soporte, Propiedad del código.
2. Asignación de pesos – Según la criticidad de tu negocio, otorga un peso (ej.: 30 % a integración, 25 % a soporte, 20 % a propiedad del código, 15 % a plazos, 10 % a precio).
3. Evalúa cada ítem – Marca si la propuesta cumple, supera o queda por debajo del estándar esperado.
4. Calcula la puntuación total – Multiplica la evaluación por el peso y suma.

Al final, elige la opción que obtenga la mayor puntuación y que, sobre todo, cumpla con los señales de alarma antes mencionados.

Conclusión

Quien haya llegado hasta aquí dispone de una lista concreta de preguntas, los elementos contractuales que deben quedar por escrito y un método práctico para comparar ofertas. Con esa información, podrás decidir con confianza qué proveedor implementará los flujos de aprobación automáticos en WhatsApp, garantizando que la solución se alinee a la normativa peruana, a tus procesos internos y a los requerimientos de soporte y propiedad del código.