Preguntas clave antes de contratar IA repetitiva

En la rutina diaria de tu empresa, las tareas repetitivas consumen tiempo y recursos que podrían destinarse a actividades de mayor valor. Cuando decides que la IA es la solución, necesitas saber exactamente qué preguntar para evitar sorpresas y garantizar que el proyecto entregue lo prometido.

Las preguntas que hay que hacer

• ¿Cuál es el proceso exacto que automatizarán y qué resultados medibles esperan?

  • Respuesta esperada del proveedor: Detalle paso a paso del flujo, indicadores (p.ej., reducción del 30 % en tiempo de registro de facturas) y cómo se validará.
  • Lo que debe preocuparte: Respuestas vagas o sin métricas claras.

• ¿Qué datos necesitarán y cómo garantizarán su integridad y cumplimiento con la normativa de SUNAT?

  • Respuesta esperada: Listado de fuentes (ERP, bases de datos, XML de facturación electrónica), protocolos de encriptación y auditoría de acceso.
  • Alarma: Promesas de “acceso total” sin explicar control de datos ni cumplimiento tributario.

• ¿Cuál es la arquitectura tecnológica y cómo se integrará con los sistemas existentes (por ejemplo, Odoo, SAP, sistemas legados)?

  • Respuesta esperada: Diagrama de integración, uso de APIs REST, conectores específicos para la facturación electrónica peruana.
  • Alarma: Dependencia de “scripts ad‑hoc” que requieran cambios en tus sistemas.

• ¿Qué nivel de personalización está incluido y cuánto costará la adaptación futura?

  • Respuesta esperada: Número de iteraciones incluidas (p.ej., tres ciclos de ajuste) y tarifa horaria para cambios posteriores.
  • Alarma: “Todo está incluido” sin definir límites de alcance.

• ¿Cómo gestionarán los errores y los casos excepcionales (facturas con errores de SUNAT, datos incompletos)?

  • Respuesta esperada: Mecanismo de fallback, alertas en tiempo real y proceso de revisión manual.
  • Alarma: Ausencia de plan de contingencia o dependencia exclusiva de la IA.

• ¿Qué soporte y mantenimiento ofrecen después del go‑live?

  • Respuesta esperada: Horario de soporte (p.ej., 9 am‑6 pm, L‑V), SLA de respuesta (p.ej., 4 h) y actualizaciones de modelo cada 12 semanas.
  • Alarma: Soporte “a medida que lo necesites” sin tiempos definidos.

• ¿Quién será el propietario del código y de los modelos entrenados?

  • Respuesta esperada: Transferencia total de derechos al cliente, con cláusula de no‑reventa.
  • Alarma: Licencia de uso restringida o modelo alojado exclusivamente en la nube del proveedor.

Lo que tiene que estar por escrito

• Alcance del proyecto: descripción detallada de cada proceso automatizado, criterios de aceptación y exclusiones.
• Entregables: prototipos, documentación técnica, manuales de usuario, scripts de integración y modelo entrenado.
• Plazos: cronograma con hitos claros (por ejemplo, análisis 2 semanas, desarrollo 6 semanas, pruebas 3 semanas, puesta en producción 2 semanas).
• Soporte y mantenimiento: nivel de servicio, canales (ticket, teléfono), tiempos de respuesta y frecuencia de actualizaciones de modelo.
• Propiedad del código: cláusula que indique que el cliente conserva todos los derechos sobre el código fuente y los modelos, con posibilidad de hospedaje propio.
• Confidencialidad y cumplimiento: acuerdos de tratamiento de datos conforme a la Ley de Protección de Datos Personales y a los requisitos de la SUNAT para facturación electrónica.
• Penalizaciones: consecuencias por incumplimiento de plazos o por entregas que no cumplan los criterios de aceptación.

Señales de alarma

• El proveedor evita definir métricas de éxito. Sin indicadores claros, no podrás medir el retorno de inversión.
• Promete integración sin revisar la arquitectura actual. Esto suele traducirse en costosos trabajos de re‑engineered posteriores.
• Ofrece “IA en la nube” sin explicar la ubicación de los datos. En Perú, la SUNAT exige que ciertos documentos se almacenen en servidores con certificación local.
• No menciona un plan de entrenamiento del modelo. Un modelo sin supervisión continua pierde precisión rápidamente.
• Habla de “soporte ilimitado” pero sin SLA. La falta de tiempos de respuesta puede paralizar tu operación.

Cómo comparar dos propuestas distintas

1. Normaliza la unidad de medida: conviértelas a semanas de trabajo y número de entregables. Si una propuesta incluye 8 semanas de desarrollo y la otra 6, verifica qué se está omitiendo.
2. Evalúa la cobertura de riesgos: revisa si cada propuesta incluye cláusulas de penalización, plan de contingencia y garantía de calidad.
3. Analiza la propiedad intelectual: la propuesta que transfiera el código y los modelos al cliente es preferible.
4. Compara el soporte post‑implementación: tabla de SLA, frecuencia de actualización y canales de atención.
5. Revisa la alineación con la normativa peruana: solo la propuesta que detalle cumplimiento con SUNAT y la Ley de Protección de Datos es viable.

Al comparar, asigna un puntaje a cada criterio (por ejemplo, 0‑5) y suma. La propuesta con mayor puntaje suele ofrecer mejor relación entre alcance, riesgo y garantía.

Conclusión

Quien haya leído hasta aquí sabe exactamente qué preguntar, qué exigir por escrito y qué señales indican que un proveedor no está alineado con los requerimientos de una empresa peruana. Con esta lista, podrás filtrar opciones, comparar propuestas de forma objetiva y avanzar con la seguridad de que la automatización con IA aportará los beneficios esperados sin sorpresas inesperadas.