¿Qué preguntar antes de medir la digitalización?

La digitalización de tu empresa ya está en marcha, pero aún no sabes si el esfuerzo y la inversión están generando los resultados esperados. En este artículo encontrarás las preguntas que debes hacer antes de decidir si la digitalización valió la pena, qué debe estar por escrito y cuáles son las señales de alarma que no puedes pasar por alto.

Las preguntas que hay que hacer

• ¿Cuál es el KPI principal que el proyecto debía mejorar?

  • Respuesta esperada del proveedor: Un indicador concreto (por ejemplo, reducción del tiempo de facturación electrónica en un 30 % en 12 semanas).
  • Lo que te debe preocupar: Respuestas vagas como “mejorará la eficiencia” sin número ni horizonte temporal.

• ¿Cómo se mide el retorno de inversión (ROI) y en qué plazo?

  • Respuesta esperada: Metodología clara (costos operativos antes vs. después, ahorro en horas‑hombre, impacto en cumplimiento SUNAT) con cálculo de ROI a 6 meses y a 12 meses.
  • Preocupación: No se menciona un periodo o se delega el cálculo al cliente.

• ¿Qué datos de producción se usarán para la medición y cómo se garantizará su calidad?

  • Respuesta esperada: Fuente de datos (ERP, sistema de facturación electrónica, API de SUNAT) y procesos de validación (reconciliación mensual, auditoría interna).
  • Preocupación: Dependencia de datos manuales o de terceros sin control.

• ¿Cuál es el plan de capacitación y adopción para que los usuarios entreguen datos fiables?

  • Respuesta esperada: Programa de entrenamiento de 2 semanas, manuales de uso y métricas de adopción (porcentaje de usuarios activos > 80 % en 4 semanas).
  • Preocupación: No se menciona capacitación o métricas de uso.

• ¿Cómo se gestionarán los cambios de alcance que afecten la medición?

  • Respuesta esperada: Proceso de control de cambios con impacto documentado en KPIs y calendario.
  • Preocupación: Cambios “a medida” sin impacto visible en los indicadores.

Lo que tiene que estar por escrito

• Alcance del proyecto: descripción detallada de los módulos entregados, integraciones con SUNAT, facturación electrónica y sistemas internos.
• Entregables: documentos de arquitectura, manuales de usuario, scripts de extracción de datos y reporte de KPIs.
• Plazos: hitos claros (diseño 2 semanas, desarrollo 8 semanas, pruebas 3 semanas, puesta en producción 2 semanas). Cada hito debe incluir fecha de revisión.
• Soporte: nivel de soporte (tiempo de respuesta < 24 h, disponibilidad 7 días/semana) y periodo post‑implementación (mínimo 6 meses).
• Propiedad del código: cláusula que indique que el código fuente pertenece a tu empresa, con licencia de uso ilimitado y derecho a modificaciones internas.
• Métricas de aceptación: criterios de prueba que incluyan % de reducción de tiempo de facturación, % de errores de envío a SUNAT y nivel de adopción de usuarios.

Señales de alarma

• El proveedor evita definir KPI. Sin indicadores claros no podrás validar el éxito del proyecto.
• Los plazos son “aproximados”. Falta de hitos concretos indica poca planificación y riesgo de retrasos.
• Propiedad del código no está especificada. Podrías quedar atado a un tercero para futuras mejoras.
• El soporte se ofrece solo “durante la fase de pruebas”. Después de la puesta en marcha tendrás vulnerabilidad.
• Se menciona “personalización a medida” sin detallar coste ni tiempo. Puede inflar el proyecto sin control.

Cómo comparar dos propuestas distintas

1. Normaliza la unidad de medida: convierte todas las duraciones a semanas y los esfuerzos a horas‑hombre estimadas.
2. Mapea cada ítem contra tus preguntas clave: si una propuesta no responde a un KPI, descarta o solicita aclaración.
3. Evalúa la cobertura de riesgos: verifica que ambas incluyan cláusulas de control de cambios, soporte y propiedad del código.
4. Aplica una puntuación simple (0‑5) a cada categoría: alcance, plazos, soporte, propiedad, métricas. Suma los puntajes y elige la opción con mayor total.
5. Revisa la consistencia: si una propuesta muestra plazos muy cortos pero sin detalle de entregables, el puntaje de “plazos” debe penalizarse.

Conclusión

Al terminar la lectura deberías ser capaz de plantear preguntas precisas que obliguen al proveedor a entregar respuestas medibles, exigir cláusulas contractuales que protejan tu inversión y detectar rápidamente señales de alarma que indiquen un riesgo de fracaso. Con una comparativa estructurada, la decisión será basada en datos y no en suposiciones, garantizando que la digitalización de tu empresa sea realmente rentable.

Una lista de preguntas concretas y cláusulas esenciales es la mejor garantía de que la digitalización vale la pena.