Qué preguntar antes de elegir un sistema

En la rutina diaria de tu empresa, la falta de visibilidad en inventario y la lentitud para atender pedidos generan pérdidas que ya no puedes seguir ignorando. En este artículo encontrarás una lista concreta de preguntas, requisitos y señales de alarma que te ayudarán a decidir con seguridad qué proveedor de sistema para control de producción elegir.

Las preguntas que hay que hacer

• ¿Cuál es el modelo de datos que utilizan?

  • Respuesta esperada: El proveedor describe tablas normalizadas (productos, lotes, ubicaciones, movimientos) y cómo se relacionan con tu ERP actual.
  • Señal de alerta: Respuestas vagas como “todo está en la nube” sin detallar estructuras ni compatibilidad con SUNAT.

• ¿Cómo se integra con los sistemas existentes (ERP, facturación electrónica, WMS)?

  • Respuesta esperada: API RESTful con documentación OpenAPI, conectores pre‑configurados para los principales ERP peruanos y pruebas de integración con SUNAT.
  • Señal de alerta: Solo menciona “export‑import CSV” y delega la integración a tu equipo de TI.

• ¿Qué niveles de autorización y trazabilidad ofrece?

  • Respuesta esperada: Roles granulares (operario, supervisor, gerencia) y registro de cada operación con usuario, hora y terminal.
  • Señal de alerta: Ausencia de auditoría o dependencia de usuarios genéricos.

• ¿Cuánto tiempo tarda en generar un tablero de control para gerencia?

  • Respuesta esperada: Métricas en tiempo real o, como máximo, 15 minutos de latencia para indicadores críticos.
  • Señal de alerta: Indicadores que se actualizan cada 24 h o requieren procesos batch manuales.

• ¿Qué soporte técnico y horarios están incluidos?

  • Respuesta esperada: Soporte 24 x 7 con SLA de 4 h para incidencias críticas y 24 h para incidencias menores.
  • Señal de alerta: Soporte solo en horario de oficina sin compromiso de tiempo de respuesta.

• ¿Cuál es la política de actualizaciones y mantenimiento?

  • Respuesta esperada: Versiones mayores cada 6 meses, parches de seguridad mensuales y pruebas de regresión en entorno de staging.
  • Señal de alerta: Actualizaciones “a pedido” sin calendario definido.

• ¿Cómo se gestiona la seguridad de los datos y la normativa peruana?

  • Respuesta esperada: Encriptación AES‑256, backups diarios y cumplimiento con la Ley de Protección de Datos Personales y requisitos de SUNAT.
  • Señal de alerta: Falta de certificación o auditorías externas.

Lo que tiene que estar por escrito

1. Alcance funcional: Lista detallada de módulos (recepción, ubicación, picking, despacho, reportes) y funcionalidades específicas que el cliente requiere.
2. Entregables: Documentación técnica, manual de usuario, diagramas de arquitectura y código fuente si corresponde.
3. Plazos: Cronograma con hitos claros – análisis (2 semanas), configuración (3 semanas), pruebas piloto (2 semanas), puesta en producción (1 semana). Cada hito debe incluir criterios de aceptación.
4. Soporte post‑implementación: Duración del soporte gratuito (mínimo 90 días), nivel de servicio (SLA), canales de contacto y costos de extensión.
5. Propiedad del código: Claridad sobre quién posee el código fuente, derechos de modificación y licencias de terceros.
6. Penalizaciones: Multas por incumplimiento de plazos o por entregas que no cumplen los criterios acordados.

Señales de alarma

• El proveedor no ofrece pruebas de concepto. Sin un piloto, no puedes validar la usabilidad ni la integración con tu ERP.
• Promete personalizar sin límite de tiempo. La personalización ilimitada suele esconder un proyecto sin control de alcance.
• Desconoce la normativa SUNAT. Un sistema que no respete la facturación electrónica peruana generará retrabajo y sanciones.
• Ignora la escalabilidad. Si el número de SKU crece, el sistema debe soportar al menos un 30 % más sin degradar el rendimiento.
• Falta de referencias locales. Proveedores sin casos de éxito en Perú pueden no comprender requisitos como el uso de RUC en integraciones.

Cómo comparar dos propuestas distintas

Cuando recibes dos ofertas que no cotizan los mismos ítems, sigue estos pasos:

1. Normaliza la tabla de costos: Separa licenciamiento, implementación, capacitación y soporte. Usa una hoja de cálculo para que cada fila sea un concepto idéntico.
2. Evalúa la relación esfuerzo‑costo: Divide el número total de semanas estimadas por el costo total. Una relación de 0.8 sem / unidad indica mayor eficiencia que 1.2 sem / unidad.
3. Revisa la cobertura de requisitos críticos: Marca con ✔ los requisitos obligatorios (integración con ERP, SLA 4 h, auditoría) y con ✘ los ausentes.
4. Aplica una ponderación: Asigna peso (ej. 30 % a funcionalidad, 25 % a plazos, 20 % a soporte, 15 % a seguridad, 10 % a costo). Multiplica cada puntuación y suma.
5. Utiliza la comparativa visual:

6. Decide en base al puntaje total: La opción con mayor puntuación ponderada suele ofrecer mejor balance entre riesgo y valor.

Conclusión

Al terminar la lectura, sabrás exactamente qué preguntar, qué exigir por escrito y qué señales deben hacerte descartar a cualquier candidato. Con una comparativa estructurada y criterios claros, podrás elegir el sistema para control de producción que realmente se alinee con las necesidades de tu empresa peruana, evitando sorpresas y garantizando una implementación dentro del plazo y con el soporte que tu operación requiere.