Qué preguntar antes de firmar con un proveedor

Contratar software se parece poco a comprar cualquier otra cosa. No puedes verlo antes, no puedes devolverlo, y la diferencia entre un proveedor bueno y uno malo no se nota en la propuesta: se nota en la semana cinco, cuando ya pagaste.

Por eso lo único que puedes evaluar de verdad antes de firmar son las respuestas. Estas diez preguntas separan bastante bien.

¿Por qué las preguntas obvias no sirven?

«¿Tienen experiencia?», «¿me lo entregan a tiempo?», «¿cumplen con SUNAT?». Las tres tienen la misma respuesta en todas las empresas del mercado, y esa respuesta es «sí».

Una buena pregunta es la que puede tener una respuesta incómoda. Si a todo lo que preguntas te contestan que sí sin matices, no estás evaluando: estás escuchando un discurso de ventas.

La señal más útil de toda la conversación no es lo que te prometen. Es si alguna vez te dicen que no. Un proveedor que nunca te contradice tampoco te va a avisar cuando lo que pides sea mala idea.

Las diez preguntas

1. ¿El código queda a mi nombre?

Lo que quieres oír: que sí, al 100%, desde el primer día, con todo su historial, y que además recibes la documentación y todas las claves de acceso.

Alarma: «te entregamos el sistema funcionando». Eso no responde la pregunta. Si el código no es tuyo, cambiar de proveedor significa empezar de cero.

2. ¿El precio es cerrado o por horas?

Lo que quieres oír: precio cerrado sobre un alcance escrito, y que si el proveedor calcula de menos, esa diferencia la asume él.

Alarma: una tarifa por hora sin techo. No es que sea deshonesta, es que traslada todo el riesgo a tu lado y hace imposible presupuestar.

3. ¿Qué pasa si necesito un cambio a mitad del proyecto?

Lo que quieres oír: que los cambios pequeños entran en el ciclo de la semana sin costo, y que uno que altera el alcance se cotiza aparte, con su impacto en plazo y precio, antes de ejecutarlo.

Alarma: «todo lo que necesites lo vemos». Suena generoso y termina en una factura de adicionales o en un plazo que se estira.

4. ¿Qué voy a ver funcionando en la semana 3?

Es la mejor pregunta de las diez, y la que más incomoda.

Lo que quieres oír: algo concreto y abrible, con nombre. Un entregable funcional por semana.

Alarma: una respuesta en fases («en la semana 3 estaríamos en desarrollo»). Un proyecto donde no ves nada hasta el final no dura lo que dice: dura lo que dure, y te enteras al final.

5. ¿Con quién voy a hablar durante el proyecto?

Lo que quieres oír: con el responsable técnico, directamente.

Alarma: un ejecutivo de cuenta que traslada mensajes. Cada intermediario es una capa donde se pierde precisión, y lo notas cuando explicas lo mismo por tercera vez.

6. ¿Qué necesitan de mí?

Lo que quieres oír: una cifra de horas de tu equipo, una persona que pueda aprobar sin escalar y los accesos a los sistemas a integrar.

Alarma: «nada, nosotros nos encargamos». Es falso, y como es falso, ese tiempo va a aparecer sin avisar y el retraso se va a atribuir a tu lado.

7. ¿Qué NO está incluido?

Lo que quieres oír: una lista escrita. Licencias, cuentas de terceros, contenido, migración de data, capacitación.

Alarma: que no exista esa lista. Todo lo que no esté escrito como excluido se va a discutir después, y esa discusión llega en el peor momento.

8. ¿Qué pasa si algo falla al mes de entregado?

Lo que quieres oír: un periodo de corrección sin costo para defectos del desarrollo, con su duración clara, y después un plan de soporte con precio.

Alarma: «cualquier cosa nos escribes». Sin nada escrito, eso vale lo que valga la buena voluntad del día.

9. ¿Cómo se pagan las cuotas?

Lo que quieres oír: una primera cuota y el resto repartido contra entregables que ya puedes ver funcionando. Con factura.

Alarma: pago total por adelantado, o cuotas atadas a fechas del calendario en vez de a entregables. La diferencia es enorme: en el segundo caso te toca pagar aunque no haya avance.

10. ¿Puedo hablar con un cliente suyo?

Lo que quieres oír: un sí, o una explicación honesta de por qué no (hay acuerdos de confidencialidad reales).

Alarma: una lista de logos sin nombres ni contactos. Un logo en una web no prueba nada.

¿Qué debe estar por escrito antes de pagar?

Si de las diez respuestas te convencieron ocho, falta la parte más importante: que estén en el documento. De palabra no sirve de nada.

• El alcance, como lista de entregables. No de tareas: lo que vas a poder hacer al terminar.
• Lo que no incluye. Escrito, no sobreentendido.
• El precio, el plazo y las cuotas. Con las cuotas atadas a entregables.
• La propiedad del código y de las claves. A tu nombre, desde cuándo.
• Qué pasa si se retrasa, y de quién es la culpa. Incluido tu propio retraso en aprobar.
• Cómo se sale. Qué te llevas si el proyecto se corta a la mitad.

Ese último punto asusta a mucha gente y no debería: preguntarlo no significa desconfiar, significa que ninguno de los dos va a quedar atrapado. Un proveedor serio lo responde sin problema.

Conclusión: ¿cuál es la señal que más importa?

Después de todas las preguntas, la que mejor predice cómo va a ir el proyecto es esta: ¿alguna vez te dijeron que no?

El proveedor que te avisa que lo que pides no lo necesitas, o que ese plazo no es realista, o que esa función se puede dejar para una segunda fase, es el que te va a decir la verdad cuando algo se complique. El que dice que sí a todo lo va a seguir diciendo hasta el final, y el final llega tarde.

Si quieres seguir por el lado de los plazos, aquí contamos cuánto tarda de verdad un software a medida y las tres cosas que los rompen.