En tu empresa la presión por lanzar el nuevo sistema a tiempo es constante: los directivos exigen resultados y tú temes que los plazos se deslicen. En este artículo encontrarás los tiempos reales por fase, las causas que suelen romper los cronogramas y qué debes entregar para mantener el proyecto en marcha.
Las fases y su duración
| Fase | Duración (semanas) | Entregable revisable |
|---|---|---|
| 1. Descubrimiento y alineación | 2‑3 | Documento de requerimientos funcionales y mapa de procesos críticos |
| 2. Diseño de arquitectura y UX | 3‑4 | Prototipos de alta fidelidad y arquitectura técnica aprobada |
| 3. Desarrollo iterativo (sprints) | 8‑12 | Incrementos de código funcional entregados cada 2 semanas (demo) |
| 4. Pruebas de integración y aceptación | 3‑4 | Reporte de pruebas UAT con firmas de aprobación |
| 5. Capacitación y puesta en producción | 2‑3 | Manual de usuario, plan de migración y checklist de go‑live |
| 6. Soporte inicial post‑lanzamiento | 2 | Informe de incidencias corregidas y ajustes finales |
Nota: Los tiempos son promedios para un ERP o sistema de gestión medio en Perú. Proyectos muy complejos pueden añadir 1‑2 semanas por fase.
Qué hace que un plazo se rompa
- Requisitos cambiantes: Cada vez que se solicita una nueva funcionalidad después de la fase de descubrimiento, el sprint se extiende. En promedio, cada cambio añade 1‑2 semanas.
- Datos incompletos: La falta de información de SUNAT, catálogos de productos o listas de clientes retrasa la integración de facturación electrónica. Sin los archivos XML de SUNAT, la fase de pruebas se alarga 2‑3 semanas.
- Aprobaciones internas lentas: Cuando los responsables de negocio tardan más de 5 días hábiles en firmar entregables, el cronograma se desplaza 0,5‑1 semana por aprobación.
- Recursos internos limitados: Si tu equipo solo puede dedicar 20‑30% de su tiempo al proyecto, la velocidad de feedback baja un 30%, lo que implica +1‑2 semanas en cada sprint.
- Entorno de infraestructura: Problemas de conectividad o servidores on‑premise sin la configuración adecuada pueden detener el despliegue de pruebas por 1‑2 semanas.
- Dependencias regulatorias: Cambios de última hora en la normativa de facturación electrónica de la SUNAT obligan a re‑validar los esquemas XML, generando retrasos de 1‑3 semanas.
Causas del lado del cliente
- Falta de designación clara de un product owner que tome decisiones rápidas.
- No proporcionar catálogos maestros (clientes, proveedores, productos) en formato CSV o Excel antes de la fase de desarrollo.
- Demoras en la validación de pruebas UAT porque los usuarios finales no están disponibles.
Qué te van a pedir a ti
- Decisiones de alcance: Confirmar qué procesos quedarán dentro del proyecto y cuáles se pospondrán.
- Datos maestros: Listados de clientes, proveedores, artículos y códigos de cuentas contables, listos para cargar.
- Acceso a sistemas: Credenciales de SUNAT, API de facturación electrónica y acceso a tu ERP actual.
- Participación de usuarios clave: Al menos un representante de cada área (finanzas, ventas, logística) disponible 2‑3 h semanales para validar prototipos y pruebas.
- Aprobación de entregables: Firma digital o correo de aceptación para cada fase según el calendario establecido.
Cómo saber si va bien
- Hito 1 – Descubrimiento firmado: Si el documento de requerimientos está aprobado antes de la semana 3, el proyecto avanza con margen.
- Hito 2 – Prototipo validado: La aprobación del UX y la arquitectura en la semana 6 indica que no habrá grandes cambios de diseño.
- Hito 3 – Sprint de 2 semanas: Cada demo debe recibir feedback dentro de 3 días hábiles; si el feedback tarda más, el sprint siguiente se retrasa.
- Hito 4 – UAT completado: Cuando el 90 % de los casos de prueba están marcados como “pasados” antes de la semana 15, el go‑live está asegurado.
- Señales de desvío:
- Retraso > 5 días en la firma de cualquier entregable.
- Más del 15 % de los requerimientos modificados después de la fase 2.
- Falta de datos maestros críticos (SUNAT, clientes) al iniciar la fase 3.
Conclusión
Si has llegado hasta aquí sabes exactamente cuánto tiempo necesita cada fase, qué factores suelen romper los plazos y cuál es tu responsabilidad para mantener el proyecto dentro del cronograma. Con esta claridad podrás negociar con cualquier proveedor, anticipar los puntos críticos y evitar sorpresas que retrasen la puesta en marcha de tu nuevo sistema.
